Question orale de Philippe Fontaine, Député wallon, à Jean-Claude Marcourt, Ministre de l'Economie, de l'Emploi, du Commerce extérieur et du Patrimoine, concernant :
«  Le point sur les améliorations des procédures de passation de marchés publics annoncées au FOREM »

Monsieur le Ministre,
Plusieurs questions vous ont déjà été posées sur le sujet dont la dernière par mon collègue Jeholet qui a souhaité relever les observations du 18ème Cahier de la Cour des comptes relatives aux marchés publics du forem.

Je nous fais donc grâce d’un rappel détaillé de la situation mais je crois bon de rappeler que l’essentiel des observations portaient sur un manque de maîtrise manifeste de la législation ayant conduit à une succession de petites et moins petites irrégularités dans le mode de passation de certains marchés publics ; que les critères d’octroi de certains marchés manquaient de pertinence ; que les documents de réception étaient manquants ; qu’il y avait absence de motivation dans les choix opérés dans les procédures négociées sans publicité ou encore que certaines missions comme celles des avocats et des réviseurs étaient attribuées sans qu’aucun marché public ne soit lancé.

Vous répondiez alors que l’ensemble des observations ferait l’objet de correction au sein du forem.

Mes questions sont donc les suivantes Monsieur le Ministre :

- La procédure de réception devait être formalisée par l’utilisation systématique d’un document spécifique. Cela est-il maintenant effectif ?

- Vous annonciez que des consignes seraient données pour que les prescriptions légales soient strictement respectées à l’avenir en matière de motivation formelle à apporter à toute décision d’attribution. Ces consignes ont-elles été données ? Disposez-vous d’informations qui attestent que ces consignes sont à présent respectées ?

- La base de données permettant de centraliser les informations concernant la passation des marchés publics (d’un montant supérieur à 22.000€) est-elle opérationnelle ? Il était prévu un test à l’échelle de l’Office au deuxième semestre 2007. Si oui, a-t-elle permis des améliorations notables , Lesquelles ? Si non, quand le sera-t-elle ?

- Il était également question de l’élaboration d’un dossier type renfermant une série de documents standardisés. Ce dossier type existe-t-il ? A-t-il fait, comme annonce, l’objet de communications appropriées au sein des services ?

- Un manque évident de maîtrise de la législation a été constaté. Le personnel ou du moins le personnel concerné par le traitement des marchés publics a-t-il été mis en formation ? Si non, pourquoi ? Un dispositif a-t-il été mis en place pour pallier aux manquements constatés ?

Merci des réponses que vous voudrez bien me donner.

Réponse du Ministre Jean-Claude Marcourt,
– Les remarques et les recommandations faites par la Cour des comptes dans le cadre de l'audit relatif à la gestion des marchés publics du FOREM ont donné lieu à plusieurs débats en cette commission. A ces occasions, j'avais exposé les principales dispositions adoptées par le FOREM en vue d'améliorer les procédures et d'assurer une meilleure coordination entre les services ainsi qu'une plus grande centralisation des informations concernant les marchés publics.

La question de M. Fontaine me permet de vous présenter l'état actuel des mesures décidées suite à l'audit de la Cour des comptes.

Concernant la procédure de réception des offres, chaque séance du comité d'ouverture des offres donne lieu à la rédaction d'un procès verbal d'ouverture des offres reprenant l'ensemble des offres réceptionnées, leur modalité de dépôt, leur état, les lots sousmissionnés de même que les éventuels incidents qui auraient pu s'y produire. En ce qui concerne la réception des fournitures, le travail d'élaboration des documents sera finalisé prochainement.

Pour la motivation formelle devant appuyer les décisions d'attribution et de non-attribution des marchés, la Cellule de Coordination des Achats du FOREM rédige de manière systématique, le document reprenant les éléments essentiels qui ont amené le pouvoir adjudicateur soit à retenir, soit à écarter l'offre reçue. Ces décisions motivées font l'objet d'un visa par la Direction juridique de l'Office. Des documents types partagés ont par ailleurs été élaborés.

À propos de la base de données devant centraliser tous les marchés publics d'un montant supérieur à 22.000 euros HTVA, je précise que celle-ci a bien été étendue, au terme d'une phase de test qui a débouché sur des résultats positifs, à l'ensemble des services du FOREM.

Tous les dossiers font donc à présent l'objet d'un référencement unique et continu, élaboré de manière à rapidement pouvoir identifier le service gérant le dossier ainsi que le lieu de conservation du dossier physique du marché concerné.

Il est à noter, par ailleurs, que d'autres documents de formalisation ont également été élaborés, tels une notetype de présentation au Comité de gestion pour les marchés publics devant recueillir l'accord de celui-ci et une fiche récapitulative et historique du dossier accompagnant le signataire lors des moments « critiques ».

Concernant le dossier-type, un document reprenant l'intégralité des pièces devant figurer dans tout dossier de marché public a été élaboré par le FOREM, suivant les divers types de procédure de manière à ce que les services puissent disposer d'une check-list leur permettant de vérifier que le dossier renferme bien tous les documents clés devant marquer la procédure.

Ce document a fait l'objet d'une diffusion auprès de la Cellule de coordination des achats qui est le principal service gestionnaire des procédures de marchés publics.

Il a en outre fait l'objet d'une diffusion plus large via l'Intranet du FOREM.

De plus, je signalerai que la Direction des Ressources matérielles s'est inscrite dans un vaste projet d'informatisation globale du suivi du traitement des procédures de marchés publics, via workflow, qui apportera toutes les garanties voulues à cet égard.

Enfin, au sujet de la formation du personnel concerné, tous les responsables de service qui traitent des dossiers de marchés publics procèdent à une veille des formations dispensées par tous les opérateurs spécialisés dans ces domaines et ils partagent l'actualisation de leurs connaissances avec leurs collègues et correspondants.
Cette veille porte sur toute actualité de la matière, qu'il s'agisse d'informations portant sur les changements législatifs ou des journées de perfectionnement dédicacées à des thèmes plus pointus d'application des normes légales.

De plus, tout nouvel agent de la Cellule de Coordination des achats est systématiquement inscrit à des formations générales destinées à lui faire acquérir des solides bases en la matière des marchés publics.
En conclusion, il me paraît indéniable que la situation relevée à l'époque par la Cour des comptes s'est améliorée substantiellement et, en tout état de cause, les efforts entrepris par les responsables des services concernés seront poursuivis en cette matière.

M. Philippe Fontaine (MR). – Je remercie M. le Ministre pour sa réponse et les informations qu'elle contient et qui donnent à penser qu'on a enfin mis en oeuvre la procédure nécessaire.

Il est clair que la situation s'est améliorée mais nous verrons si elle va vraiment très bien lors de l'examen des documents du FOREM.