Question orale de Philippe Fontaine, Député wallon, à Marie Arena, Ministre-Présidente du Gouvernement de la Communauté française et à Marc Tarabella, Ministre de la Jeunesse et de l’Enseignement de Promotion sociale, concernant :
« Les obligations des enseignants en matière de conservation de certaines archives »

Madame la Ministre-Présidente,
Monsieur le Ministre,

Dans le cadre du récent dossier dit des « fausses inscriptions » à l’Institut d’enseignement technique secondaire de promotion sociale qui dépend de la Haute Ecole Provinciale Université du Travail, le corps enseignant a été prié de fournir un certain nombre d’archives dans le but « d’une vérification de la Communauté française » tel que libellé dans la note de service reçue par les professeurs.

Ainsi, ils ont dû fournir les cahiers de cotes, leurs listes de matières vues, les « cahiers de matières » et leurs journaux de classe depuis 2001, le tout dans un délai catastrophiquement court puisque la note de service datée du lundi 24 septembre exigeait que les documents soient rentrés dans la semaine !

Nous savons par ailleurs que les cahiers de matières vues doivent être ponctuellement rendus à l’école qui se charge de les garder. En ce qui concerne les cotes, elles sont inscrites par les professeurs de chaque cours dans les registres officiels tenus à l’école. Elles sont recopiées dans les bulletins par les titulaires de classe. Le journal de classe quant à lui doit être en ordre et tenu à la disposition de l’inspection ou du chef d’établissement pendant l’année en cours.

Mes questions sont les suivantes Madame la Ministre-Présidente, Monsieur le Ministre :

- Pourquoi les cahiers de cotes ont-ils été réclamés aux professeurs alors que registres officiels et bulletins attestent des cotes attribuées ?
- Existe-t-il une circulaire qui précise si les journaux de classe doivent être conservés par les enseignants après l’année en cours pendant laquelle ils sont susceptibles d’être réclamés par l’inspection ou le chef d’établissement ?
- Cette circulaire précise-t-elle combien d’années l’enseignant doit garder ces documents ? Si oui, de combien d’années peut-on remonter ?

- Comment expliquez-vous que des enseignants ne soient pas au courant de l’existence de cette circulaire ?
- S’il s’agit d’une lacune de la direction de l’établissement, quelle pourrait être sa responsabilité, ou celle du pouvoir organisateur, dans le cas qui nous occupe ou même de manière générale ?
- Quelles pourraient être les conséquences éventuelles pour les élèves ?
- Est-il possible que les cahiers de matières ne soient pas réclamés aux enseignants plus tôt c’est-à-dire en fin de chaque année scolaire ?

Merci des réponses que vous voudrez bien me donner.

Réponse de la Ministre-Présidente Marie Arena et du Ministre Marc Tarabella,
– En ce qui concerne les obligations de conservation de certaines archives par les enseignants, l’arrêté royal du 26 février 1960 relatif à l’inspection des études dans les établissements d’enseignement subventionnés prévoit que les inspecteurs peuvent prendre connaissance sur place des documents dont la conservation est prescrite aux établissements.

Chaque établissement tient pendant quatre ans à la disposition de l’inspection de l’enseignement de promotion sociale : les travaux des épreuves écrites ayant servi de base à la sanction de l’unité de formation, les principales questions posées lors d’une épreuve orale, avec la cote attribuée, la description et les conditions de réalisation d’un travail ayant servi de base à la sanction d’une unité de formation, avec la cote attribuée.

Ces documents doivent permettre à l’inspection de vérifier si les questionnaires et le travail réalisé se rapportent au niveau des études. Les procès-verbaux des délibérations sont conservés pendant trente ans. Les professeurs tiennent à la disposition du chef d’établissement et de l’inspection : un agenda mentionnant l’objet de chaque période de cours et des autres activités, les préparations des cours et des autres activités et, enfin, un cahier des matières enseignées.

Les travaux écrits des élèves doivent être corrigés et remis aux dates fixées au secrétariat de l’établissement. La remise de ces documents est gérée par le règlement d’ordre intérieur de chaque établissement qui est remis à tous les membres du personnel. Il n’existe donc pas d’obligation légale pour les professeurs de conserver les journaux de classe après l’année scolaire en cours.

Il leur est tout de même fortement conseillé de les conserver car ils peuvent servir de preuve en cas de litige. Les documents réclamés lors de la vérification par les services de la Communauté française l’ont été dans le cas de documents susceptibles d’être produits par les professeurs.

Aucune obligation légale n’étant imposée, il est évident que la non production des documents demandés, à savoir le cahier de cotes et les journaux de classe des professeurs n’aura aucune influence pour les élèves.

M. Philippe Fontaine (MR). – Je note qu’il y a un certain nombre d’obligations de conservation des documents, mais qu’elles concernent essentiellement, dans la durée en tout cas, le pouvoir organisateur de l’école et non les enseignants eux-mêmes.

Je m’étonne dès lors qu’au moment où des enquêtes ont lieu dans une école, la direction se rappelle qu’elle a des obligations à remplir et essaye d’en reporter la charge sur les enseignants.

Si on peut conseiller aux enseignants de conserver un certain nombre de documents, c’est pour leur permettre de se défendre et non pas pour qu’ils soient utilisés contre eux, ce qui semble être le cas ici. C’est inadmissible.